La solution la plus simple est évidemment de faire son séminaire chez soi en interne. Mais pour cela il faut être équipé d’un auditorium ou d’une salle capable d’accueillir le nombre d’employés / salariés de l’entreprise. Et souvent, les sièges sont fournis en salles de réunion pour des petits groupes, mais assez rarement en grande salle pour faire une plénière.
Pour combien de personnes ?
La première question pour trouver un lieu pour son séminaire ? D’abord avoir une idée du nombre de personnes qui assisteront à l’événement. En effet, si l’événement est pendant la période de travail, il est certain que aurez quasiment 100% des invités présents. En revanche, si vous l’organisez en dehors du temps de travail, il est plus probable si l’événement n’est pas obligatoire que vous ayez un pourcentage de pertes.
Quel forme donner à mon événement ?
Une deuxième question pour trouver sa salle de reunion est évidemment la forme de l’événement : la direction préfère-t-elle un format « théâtre » plus facile pour voir tout son auditoire ou plutôt en U pour que l’échange se fasse et que la parole circule ? Il existe encore d’autres façons de placer les invités : en Board pour des réunions de directions et en classe pour que les collaborateurs puissent prendre des notes.
L’ambiance et la thématique…
Une troisième question est de jauger l’ambiance de l’événement et ceci est étroitement lié au message. Faut il montrer une période d’austérité ou au contraire faire un evenement festif avec un team building original ? Dans ce cas là, il faut éviter les salles de séminaires prestigieuses de Paris.
Faut-il dépayser les collaborateurs ? Alors un loft atypique peut les plonger dans une autre ambiance et peut permettre à vos salariés d’être à l’écoute des messages passés.
Et enfin mon Budget Evenementiel !
Enfin, avant de trouver le partenaire idéal pour trouver votre lieu, vous devez vous poser la question du budget. En effet, il existe une grande diversité de lieux et salles pour organiser son séminaire à Paris et il est indispensable de réduire la voilure en terme d’offres.
Un bon moyen également, si vous n’avez pas d’idées de budget, est de voir ce qui a été fait les années précédentes et de demander à un professionnel du venue finding de vous guider dans les budgets avoisinants. Car en général, le budget de l’année est rarement au dessus de celui de l’année précédente.
Cela vous permettra de gagner beaucoup de temps et de gagner en crédibilité auprès de vos partenaires et de votre direction.
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