L’organisation d’importants événements professionnels tels que les conférences ou les meetings d’entreprise, de surcroît dans une mégalopole telle que Paris n’est pas une mince affaire, et ne doit en aucun cas être confiée à des amateurs. Depuis quelques années, pour venir en aide aux entreprises et pour répondre à une demande croissante, des agences événementielles ont vu le jour. De plus en plus d’entreprises font de nos jours appel à leurs services quant à l’organisation de toute sorte d’événements corporate dont le succès constitue indéniablement un tremplin pour leur essor.
Domaines d’intervention des agences événementielles
Une agence événementielle a pour principale mission l’organisation d’événements d’une grande importance pour une entreprise, tels que les congrès, les séminaires, les salons, en passant par les expositions en tout genre.
Dans ce contexte, l’agence événementielle se charge de toutes les étapes de préparation desdits événements, sur la base d’un cahier des charges défini de concert avec l’entreprise client. Une fois le lieu et les dates de l’événement arrêtés, elle prend en charge tout ce qui touche à la logistique. Il lui incombe de trouver la salle et de l’équiper de tout le matériel nécessaire au bon déroulement de l’événement (mobilier, sonorisation, matériel technique d’audiovisuel, accueil et transport des participants…).
Par ailleurs, ce genre d’agence décharge l’entreprise de toutes les démarches administratives incontournables en vue de la tenue de ces genres d’événements. Il revient également à l’agence de faire la publicité autour de l’événement, essentiellement la conception et la diffusion des outils de promotion : annonces médiatiques, banderoles, invitations… Enfin, préparer les pauses-café ou les pauses-déjeuner fait partie intégrante de la mission de l’agence événementielle.
Incentives et team buildings
Tout bon manager sait pertinemment qu’une entreprise qui marche est celle dont le personnel est motivé et doté d’un solide esprit d’équipe. Pour y parvenir, de plus en plus d’entreprises adoptent et mettent en œuvre aujourd’hui de nouveaux concepts pour valoriser et renforcer le savoir-faire de leurs ressources humaines. Parmi ces concepts, on relève particulièrement les incentives et les teams buildings.
Organiser de tels événements n’est pas une mince affaire, et l’entreprise a tout à gagner à en confier l’organisation à une agence événementielle qui se chargera de tout ce qui a trait à leur préparation et qui veillera à son bon déroulement.