Standard saturé, poste occupé, mauvais numéro et temps d’attente trop long sont quelques problèmes auxquels la majorité des sociétés est confrontée au quotidien. Dans un contexte de crise économique généralisée, chaque entreprise doit améliorer ses stratégies relationnelles, sa productivité et l’efficacité de ses services internes. Découvrez ici quelques solutions pour améliorer l’accueil téléphonique de son entreprise.

Confier son système téléphonique à une entreprise externe

Il existe aujourd’hui des entreprises spécialisées dans la gestion des systèmes téléphoniques. Donc, vous pouvez confier le standard téléphonique de votre entreprise à une autre entreprise. Elle vous aidera à optimiser la relation client et à réorganiser l’accueil téléphonique. Elle utilisera des solutions personnalisées pour offrir à vos clients une permanence téléphonique irréprochable. Tout commence par un diagnostic pour identifier les besoins de votre relation client. Ensuite, elle propose des solutions sur-mesure. Généralement, ces nouvelles mesures ne modifient pas les infrastructures internes. Selon un scénario bien établi, vous pouvez procéder au transfert d’appel.

Opter pour une solution d’accueil virtuel

Un système d’accueil virtuel est un logiciel de reconnaissance vocale. Lorsqu’un client appelle le standard de l’entreprise, ce système demande d’énoncer le nom de l’interlocuteur afin de rediriger directement l’appel vers son poste. Ce type de système d’accueil a déjà fait ses preuves dans les secteurs de la téléphonie mobile et de l’automobile. Il permet de lever certains obstacles : chaque appel est désormais pris en charge immédiatement, un message d’accueil invite le client à donner le service ou le nom de la personne avec lequel il veut être mis en relation et le standard de l’entreprise fonctionne 24 h/24, lorsque l’entreprise est fermée l’appelant peut laisser un message directement sur le répondeur de son interlocuteur ou à son assistant.

Former ses collaborateurs

Si votre entreprise ne dispose pas d’un standard qui redirige les appels vers les autres postes, organisez régulièrement des formations pour rappeler à vos collaborateurs les comportements et dispositions à prendre pour que chaque appelant soit satisfait de l’accueil téléphonique.

Si vous désirez un accueil téléphonique personnalisé et professionnel pour votre entreprise, visitez le site de Paritel Studio.

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