Un bureau est un lieu où l’on passe souvent beaucoup de temps. Le mode de fonctionnement du bureau varie en fonction de l’activité principale de l’entreprise et de l’activité du service dans lequel se trouvent les bureaux. Ainsi, un service commercial ne fonctionnera pas de la même façon et n’aura pas les mêmes besoins qu’un service comptabilité. De même, les bureaux d’un garagiste ne seront pas les mêmes que ceux d’un avocat. C’est pour cela qu’il existe une très grande variété de rangements pour bureaux.
Identifiez vos besoins de rangements bureaux
La première étape importante sera donc d’identifier vos besoins en fonction de votre activité, ce qui permettra de définir si vous avez besoin d’un simple rangement de bureau, d’un rayonnage bureau, d’un rayonnage d’archives ou, par exemple, de l’ensemble de ces solutions.
L’équipement de votre bureau influera directement sur la productivité de votre entreprise, mais également sur l’image qu’elle envoie d’elle. Par exemple, comparons deux services litiges d’entreprises de vente par correspondance :
A. Le service litige de l’entreprise stocke tous ses dossiers dans des cartons, qui sont eux-mêmes en partie stockés dans les bureaux, alors qu’une autre partie se trouve dans un local adjacent. Chaque fois qu’une requête concernant un dossier est faite, elle ne peut pas être traitée « aussi vite que possible », car il faut effectuer une recherche laborieuse dans les cartons. Le résultat est que l’entreprise renvoie une image désastreuse d’elle-même en termes de traitement des clients, d’efficacité et de réactivité.
B. L’entreprise a investi dans un système de rayonnage comprenant :
– des rayonnages de bureau pour tous les dossiers en cours de traitement nécessitant un accès rapide à tous les divers documents,
– des rayonnages archives pour le rangement dans un local adjacent des dossiers archivés, mais pouvant nécessiter une consultation.
Dès qu’un client contacte ce service, les employés ont rapidement les informations nécessaires sous la main et peuvent réagir et fournir des réponses très rapidement. Et dans le cas où il s’agit d’un ancien client dont le dossier est archivé, le temps de recherche s’allonge légèrement, mais est tout à fait acceptable. Le résultat est que le client est satisfait d’être traité en priorité et de recevoir des réponses rapidement, surtout quand il s’agit d’un litige. L’image de l’entreprise est ainsi préservée.
Ce petit exemple montre à quel point l’organisation interne d’une entreprise peut avoir des conséquences sur ses résultats et son image.
Productivité, efficacité et confort des employés
De nombreuses études ont démontré que les employés travaillant dans des environnements peu stressants ont une meilleure productivité que ceux qui rencontrent des problèmes sur leur lieu de travail. C’est pour cela qu’au moment de choisir vos équipements de bureau, il faudra accorder une attention particulière au design et à l’esthétique tout autant qu’aux fonctionnalités, afin de vous assurer que votre nouveau mobilier s’intègre harmonieusement à votre espace de travail.
C’est également l’occasion d’acheter du matériel de qualité et fabriqué en France, puisque de nombreuses entreprises françaises fabriquent des rangements pour bureaux, en prenant en compte le respect de l’environnement et en veillant à ce que leurs fournisseurs fassent de même.
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