Pour une entreprise, l’image qu’elle renvoit est très importante puisque c’est en grande partie celle ci qui va déterminer la confiance que vont lui accorder c’est client. Parmi les choses qui peuvent influencer positivement ou négativement cette vision que l’on a de l’entreprise, on retrouve entre autre la gestion des affaires administratives de la société que ce soit au niveau de l’organisation ou encore des différentes tâches de secrétariat. Ces taches n’étant pas souvent le coeur de métier de l’entreprise, il est préférable de les sous-traiter à un professionnel que l’on sollicitera pour gérer le secrétariat s’y prendra certainement mieux que l’entreprise elle-même. Le contact avec l’extérieur de l’entreprise sera par conséquent meilleur et donc la satisfaction des clients aussi.
Un professionnel en matière de secrétariat externalisé saura mieux gérer les appels des clients et chalands. Avec l’évolution technologique, les clients s’attendent à un service de meilleure qualité, mais dans leur situation ne se rendent pas compte que, en même temps, les entreprises reçoivent un nombre d’appels en constante croissance, il en va de même pour les documents administratifs qui sont de plus en plus nombreux ( par exemple depuis 2001, les entreprises de plus d’un salarié doivent remplir un document unique de prévention des risques) . Pour que les clients soient entièrement satisfaits, et n’aillent pas solliciter les concurrents, il est important d’offrir un service de secrétariat irréprochable.
De la même manière, concernant les fournisseurs, il est important d’entretenir des relations privilégiées. Il faudra toujours préciser l’exactitude des informations concernant la commande. Il faudra faire en sorte de ne pas être banni de la liste des clients fidèles, car la dernière permet d’avoir des prix compétitifs pour la marchandise à commander.
Concernant les tiers, qui ne sont ni des clients, ni des fournisseurs, mais bel et bien des étrangers à l’entreprise, il faudra leur montrer que les principes de l’entreprise sont respectés en totalité.