La gestion électronique de documents
21 novembre 2024 | 
Auteur Le gestion des documents électronique est un procédé qui permet de gérer les documents de manière informatique.
Il existe 4 étapes dans ce type de gestion documentaire : l’acquisition, le classement, le stockage et la diffusion.
L’acquisition des documents
L’acquisition du documents dans la gestion documentaire dépend en fait de la nature propre du document :
– s’il est de type papier, il faut le numériser pour le faire passer en format informatique (pdf par exemple).
– on peut intégré des documents informatiques qui existent déjà avec par exemple des fichiers texte, ….
– on peut aussi échanger des documents à l’aide de l’EDI (échange informatique de données)
Le classement dans la gestion des documents informatique
Pour pouvoir classer tous les documents qui ont été numériser et également tous les autres, il existe plusieurs méthodes :
– le classement thématique : on va créer des dossier où l’on va mettre tous les fichiers qui ont un point commun.
– le classement par mots-clés : Ici, on va indexer le document pour pouvoir faire une recherche de manière rapide et efficace. C’est un classement plutôt efficace lorsque l’on a beaucoup de documents à trier.
Le stockage des documents et la diffusion des documents
C’est le plus gros problème lors de la gestion documentaire électronique et ceci pour plusieurs raisons :
– le support de stockage doit être adapté à une consultation aisée des données
– des sauvegardes doivent être réalisées
La diffusion du documents se fait par internet et très souvent par le biais d’un logiciel GED qui permet de faire toutes les recherches précédemment décrites.
Les enjeux
Les enjeux qui découlent de ce processus sont très nombreux. Entre autre, on relèvera l’amélioration de l’accès aux documents mais également la dématérialisation des livres et des documents au profit de l’informatique.
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Publié dans Informatique