Les 10 meilleures façons d’améliorer l’efficacité des employés
25 avril 2024 | 
Auteur Comment les dirigeants peuvent-ils améliorer la productivité des employés tout en gagnant du temps ? Voici les 10 meilleures choses que vous pouvez faire pour augmenter l’efficacité des employés au bureau.
Alors que le monde change leur façon de travailler, les entreprises évaluent le moyen le plus efficace de renforcer leur main-d’œuvre. Une étude sur le travail à distance de l’année dernière a montré que la productivité a augmenté de 47 % tout en travaillant à distance à domicile. Mais toutes les entreprises n’adoptent pas une philosophie d’abord à distance. Selon une enquête menée auprès de 1 000 employés de petites entreprises, 67 % des personnes interrogées ont déclaré que leur entreprise préparait un retour au bureau cette année.
Alors, comment les dirigeants et les managers peuvent-ils améliorer la productivité des employés tout en gagnant du temps ? Voici les 10 meilleures choses que vous pouvez faire pour augmenter l’efficacité de vos employés.
1. N’ayez pas peur de déléguer
Si cette astuce peut sembler la plus évidente, elle est souvent la plus difficile à mettre en pratique. Nous comprenons, votre entreprise est votre bébé, vous voulez donc avoir une main directe sur tout ce qui s’y passe. Bien qu’il n’y ait rien de mal à donner la priorité à la qualité (c’est ce qui fait le succès d’une entreprise, après tout), vérifier vous-même chaque petit détail plutôt que de déléguer peut faire perdre un temps précieux à tout le monde.
Au lieu de cela, confiez des responsabilités à des employés qualifiés et ayez confiance qu’ils accompliront bien les tâches. Cela donne à vos employés la possibilité d’acquérir des compétences et une expérience de leadership qui profiteront en fin de compte à votre entreprise. Vous les avez embauchés pour une raison, donnez-leur maintenant une chance de vous donner raison.
2. Associez les tâches aux compétences
Connaître les compétences et les styles de comportement de vos employés est essentiel pour maximiser l’efficacité. Par exemple, un penseur extraverti, créatif et original est probablement une personne formidable pour présenter des idées aux clients. Cependant, ils pourraient avoir des difficultés s’ils se voient confier une tâche plus exigeante en termes de règles et axée sur les détails.
Demander à vos employés d’être excellents dans tout n’est tout simplement pas efficace. Sinon, trouvez quelqu’un d’autre dont les compétences et les styles correspondent à vos besoins.
3. Communiquez efficacement
Chaque gestionnaire sait que la communication est la clé d’une main-d’œuvre productive. La technologie nous a permis de nous contacter d’un simple clic sur un bouton (où devrions-nous dire, en appuyant sur un écran tactile). Cela signifie naturellement que les méthodes de communication actuelles sont aussi efficaces que possible, n’est-ce pas ? Pas nécessairement. Une étude a révélé que les e-mails peuvent occuper près de 28 % du temps d’un employé. En fait, le courrier électronique s’est révélé être la deuxième activité la plus chronophage pour les travailleurs (après leurs tâches spécifiques à leur travail).
Au lieu de vous fier uniquement au courrier électronique, essayez des outils de réseautage social conçus pour une communication d’équipe encore plus rapide. Vous pouvez également inciter vos collaborateurs à adopter occasionnellement une forme de contact plus archaïque… La communication voix-à-voix. Avoir une réunion rapide ou un appel téléphonique peut régler une question qui aurait pu prendre des heures d’échanges d’e-mails.
4. Gardez les objectifs clairs et concentrés
Vous ne pouvez pas vous attendre à ce que les employés soient efficaces s’ils n’ont pas un objectif précis à viser. Si un objectif n’est pas clairement défini et réellement réalisable, les employés seront moins productifs. Alors, essayez de vous assurer que les affectations des employés sont aussi claires et précises que possible. Faites-leur savoir exactement ce que vous attendez d’eux et dites-leur précisément quel impact cette mission aura.
Une façon d’y parvenir est de vous assurer que vos objectifs sont « SMART » – spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et opportuns. Avant d’attribuer une tâche à un employé, demandez-vous si elle correspond à chacune de ces exigences. Sinon, demandez-vous comment la tâche peut être modifiée pour aider vos employés à rester concentrés et efficaces.
5. Inciter les employés
L’un des meilleurs moyens d’encourager les employés à être plus efficaces est de leur donner une raison de le faire. Reconnaître vos travailleurs pour un travail bien fait les fera se sentir appréciés et les encouragera à continuer d’augmenter leur productivité.
Au moment de décider comment récompenser les employés efficaces, assurez-vous de prendre en compte leurs besoins ou préférences individuels. Par exemple, un employé pourrait apprécier la reconnaissance publique, tandis qu’un autre préférerait un « merci » privé. En plus des simples mots de gratitude, voici quelques incitations que vous pouvez essayer :
Prise de force : au lieu d’une prime ou d’une augmentation, vous pouvez offrir à vos employés des congés payés supplémentaires sans avoir à utiliser leurs vacances ou leurs congés de maladie.
6. Découpez l’excédent
Si possible, essayez de ne pas confier aux employés des tâches plus petites et inutiles lorsqu’ils se concentrent sur un objectif plus vaste. Jetez un œil à la routine de l’équipe et voyez s’il y a quelque chose que vous pouvez supprimer pour donner aux employés plus de temps pour se concentrer sur des tâches plus prioritaires.
7. Former et développer les employés
Réduire la formation, ou tout supprimer, peut sembler être un bon moyen de faire gagner du temps et de l’argent à l’entreprise (après tout, on dit qu’apprendre sur le tas est un moyen efficace de se former.). Cependant, cela pourrait finalement se retourner contre vous. Forcer les employés à apprendre leur travail à la volée peut être extrêmement inefficace.
Ainsi, au lieu d’avoir des travailleurs qui essaient au hasard d’accomplir une tâche sans aucune orientation, prenez la journée supplémentaire pour leur enseigner les compétences nécessaires pour faire leur travail. De cette façon, ils peuvent accomplir leurs tâches par eux-mêmes, et votre temps ne sera pas perdu sur la route à répondre à des questions simples ou à corriger des erreurs.
Au-delà de leur formation initiale, encouragez le développement continu des employés. Les aider à élargir leurs compétences créera une main-d’œuvre beaucoup plus avancée, ce qui profitera à votre entreprise à long terme. Il existe plusieurs manières de soutenir le développement des employés : coaching individuel, ateliers, cours, séminaires, accompagnement ou mentorat, ou même simplement augmenté leurs responsabilités. Offrir ces opportunités donnera aux employés des compétences supplémentaires qui leur permettront d’améliorer leur efficacité et leur productivité.
8. Adoptez le télétravail
Permettre à vos employés de travailler à domicile peut sembler inefficace – après tout, comment pouvez-vous garantir qu’ils seront toujours productifs si personne ne les surveille ? Cependant, la réalité est tout à fait opposée (en fait, des études montrent que les personnes qui travaillent à domicile sont plus productives que les employés de bureau.). Laisser vos employés télétravailleur leur permettra de gagner du temps qui serait autrement complètement gaspillé.
Par exemple, supposons qu’un employé se sente trop malade pour venir travailler (ou qu’il s’inquiète simplement de rendre ses collègues malades) mais qu’il peut toujours être productif. Si vous ne leur permettez pas de travailler à domicile, ils seront obligés de prendre un jour de maladie et de renoncer complètement à travailler. Ou, forcer votre employé à manquer une journée entière de travail s’il doit attendre cette période de 2 à 4 heures pour faire réparer son réfrigérateur, n’est tout simplement pas efficace. Au lieu de cela, permettez à votre employé de travailler à domicile afin qu’il puisse maximiser le temps dont il dispose.
9. Donnez-vous des commentaires
Il n’y a aucun espoir d’augmenter l’efficacité des employés s’ils ne savent pas qu’ils sont inefficaces en premier lieu. C’est pourquoi les évaluations de performance sont essentielles – mesurez les performances de vos employés, puis organisez des réunions individuelles pour leur faire savoir où ils excellent et sur quels domaines ils doivent travailler.
L’augmentation de l’efficacité des employés ne dépend pas uniquement de ce qu’ils peuvent faire mieux – une partie de la responsabilité vous incombe également. Mais tout comme vos employés, vous n’êtes pas médium. Donc, après avoir passé en revue, vos employés, demandez-leur ce que vous pourriez faire pour les aider à s’améliorer. Peut-être qu’ils aimeraient un peu plus de conseils sur certaines tâches, ou préféreraient un peu plus de liberté de création. Demander des commentaires vous donne non seulement des moyens clairs et immédiats d’aider vos employés à s’améliorer, mais encourage également une culture de dialogue ouvert qui permettra un développement continu au fil du temps.
10. Voyez grand
Des choses qui peuvent vous sembler être une utilisation inefficace du temps maintenant, pourraient en fait être à votre avantage à long terme. Donc, avant d’opposer son veto à un abus de temps apparent, demandez-vous comment cela pourrait éventuellement profiter à votre entreprise.
Investir dans un logiciel RH peut maintenant faire économiser à votre entreprise – et à vos employés – d’innombrables heures sur la route. De l’intégration automatisée à la paie qui s’exécute elle-même, l’adoption de la technologie SIRH améliorera l’efficacité, réduira la frustration et aidera votre entreprise à se développer.
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